Pourquoi digitaliser votre comptabilité

Gérer sa comptabilité demande le plus souvent de la saisie manuelle qui s’avère fastidieuse, fait perdre temps et d’argent, et peut générer facilement des erreurs. La comptabilité papier vit ses dernières heures et c’est tant mieux !

Halte aux factures perdues, mal classées, qu’il faut saisir plusieurs fois ! Idem pour les notes de frais dont la tenue peut effrayer, surtout quand on a laissé les reçus s’accumuler ou qu’on a reporté de jours en jours le scan nécessaire pour éviter que les chiffres ne s’effacent et de les saisir sur un tableau de suivi.

Scan ou prise en photo rapides, avec son mobile, permettent de faciliter la numérisation de vos justificatifs et factures. En deux clics vous digitalisez vos reçus, téléchargez vos documents et les envoyez vers un dossier ou une boîte email dédiée dans le cloud.

Encore mieux, vous les uploadez sur un logiciel comptable qui va grandement vous aider à fluidifier le traitement comptable. L’accès est sécurisé et, grâce au cloud, il peut se faire de n’importe quel ordinateur, tablette ou téléphone portable et à tout moment.

Si vous êtes accompagné par un expert comptable, la digitalisation des échanges de documents est d’autant plus précieuse. Elle permet de réduire le temps que vous-même et votre comptable dédiez à la saisie manuelle et aux taches répétitives.

Les gains de productivité réalisés vous permettent de vous consacrer à faire plus votre métier et moins de comptabilité !

Pour votre expert-comptable, la collecte et le traitement des données ainsi facilités rendent plus fiables les informations, sans erreurs de saisie et permettent une validation automatique.

C’est aussi plus de temps pour du conseil de votre expert-comptable. Via les conseils prodigués, il peut vous apporter une valeur ajoutée sur :

• Votre environnement,
• Votre secteur d’activité,
• Le développement de votre entreprise,

grâce à son expérience avec d’autres clients ou son expertise des questions comptables, fiscales ou légales.

Il peut par exemple réaliser des diagnostics, définir des scénarios prospectifs, aider à certaines décisions ou à la planification opérationnelle, etc.

Enfin, le temps libéré grâce à la digitalisation vous permet de bénéficier de plus d’accompagnement de la part de votre expert-comptable, Son écoute et son suivi de la mission sont de meilleure qualité et votre satisfaction augmente !

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Expert comptable en ligne : automatiser votre gestion comptable

Pour aller plus loin que la digitalisation de vos documents comptables, on voit émerger ces dernières années des outils à même d’automatiser la gestion comptable. L’intelligence artificielle et le machine learning permettent des applications très concrètes en comptabilité.

Par exemple, les solutions de capture intelligente ou OCR (reconnaissance optique de caractères) extraient automatiquement les données des documents numérisés (facture ou note de frais) en reconnaissant les informations pertinentes.

Ces dernières sont transformées directement en écritures comptables permettant un traitement (ajout de la catégorie pertinente ou compte de charge par exemple) et un archivage automatiques.

Les nouvelles technologies sont d’autant plus prometteuses qu’elles s’appuient sur un système d’algorithmes et d’apprentissages intelligents. Elles se basent sur un historique d’actions et sur leurs résultats pour apprendre et optimiser les opérations suivantes. Capables d’analyse prédictive, elles aident à mieux piloter votre entreprise.

Par exemple, grâce à ces technologies, vous pouvez bénéficier de tableaux de bord vous alertant sur de potentielles difficultés ou besoins en trésorerie. Des analyses chiffrées, facilement paramétrables et sur n’importe quelles données ou temporalités peuvent vous éclairer sur le produit qui vous rapporte le plus (ou le moins), les coûts de revient, la viabilité de tel ou tel projet.

Vous pouvez aisément projeter une tendance en vous appuyant sur l’historique de plusieurs mois et en tirer des projections de chiffre d’affaires ou de trésorerie.

Ces technologies permettent aussi d’automatiser des tests de cohérence des données ou de détecter des fraudes dans les comptes, vous aidant grandement à fiabiliser la gestion de votre entreprise. Vous êtes ainsi à même de mieux la piloter, avec plus de visibilité et de clarté pour anticiper et vous adapter.

Pour terminer, bénéficier d'expertise comptable en ligne permet de gagner énormément de temps sur des tâches qui semblent fastidieuses : vous obtenez rapidement votre liasse fiscale, votre compte de résultat, ou votre bilan comptable en quelques clics seulement. Tout cela avec une prise en main facile.

De nouveaux acteurs proposent de telles solutions pour un abonnement mensuel très accessible. Alors qu’attendez-vous pour vous équiper ?

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Passer à la comptabilité en ligne

Passer à la comptabilité en ligne signifie utiliser un logiciel de comptabilité auquel on se connecte en ligne. Finis les logiciels que l’on installait sur son ordinateur, qui devaient être mis à jour, et qui, présents sur un seul ordinateur, étaient accessibles d’un seul endroit (le bureau) et ne permettaient aucun partage, aucune collaboration.

Aujourd’hui, tout se passe en ligne, en prenant un abonnement auprès d’un éditeur et en se connectant à un outil sur le cloud avec de multiples avantages à la clé.

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Accéder au logiciel de comptabilité facilement

Un logiciel de comptabilité en ligne est accessible sur Internet, via un navigateur et permet d’accéder facilement aux données sauvegardées et stockées sur des serveurs distants sécurisés.

La connexion à l’outil peut se faire depuis votre ordinateur, votre téléphone mobile ou votre tablette, de n’importe quel endroit et à tout moment.

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Disposer d’un outil comptable collaboratif

Vous pouvez partager l’accès avec votre équipe si vous ne travaillez pas seul ou avec votre expert comptable. Vous pouvez envoyer les documents directement sur l’outil qui comprend une gestion électronique des données (GED).

Cette "bibliothèque" de factures ou justificatifs vous permettra de collaborer avec votre expert comptable qui verra instantanément les documents partagés depuis son propre ordinateur ou téléphone mobile.

Il pourra alors renseigner les informations complémentaires nécessaires pour gérer votre comptabilité au fil de l’eau.

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Bénéficier de process automatiques

Aucune mise à jour à installer n’est nécessaire. Les mises à jour du logiciel de comptabilité en ligne sont automatiques et gratuites. Les utilisateurs qui ont accès à l’outil disposent en permanence de la version la plus récente.

Enorme avantage également : vos données sont sauvegardées automatiquement, dans le cloud, avec une duplication des enregistrements, via des backups réguliers, qui permet de toujours les retrouver.

Vol, perte, destruction accidentelle ou malveillante de données sont quasi impossibles. Les données sont automatiquement cryptées et protégées. L’environnement est beaucoup plus sécurisé qu’avec les serveurs locaux.

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Un suivi financier plus fin

Les logiciels de comptabilité en ligne permettent surtout de piloter plus facilement votre entreprise. Vous bénéficiez d’outils financiers et de tableaux de bord en temps réel qui vous permettent de suivre les indicateurs essentiels à votre activité : ventes, dépenses, résultat d’exploitation, marge, etc.

La comptabilité n’est plus une corvée chronophage et sans valeur ajoutée. Elle devient un moyen de mieux suivre, gérer et développer votre business.

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Les logiciels de comptabilité

De nombreux outils existent sur le marché. Ils ont beaucoup évolué au cours des dernières décennies. Des éditeurs connus comme l'anglais Sage ou le français CEGID par exemple proposent des offres adaptées à tous types d’entreprises, grandes ou petites, ou dédiés à des cabinets comptables.

Elles intègrent des fonctionnalités comptables mais aussi fiscales (ex : déclarations de TVA), sociales (ex : gestion de la paie) ou commerciales (ex : facturation des clients). D’autres ont des offres uniquement destinées aux TPE ou aux indépendants.

C’est le cas par exemple du leader américain Intuit qui a lancé son logiciel QuickBooks en France récemment. Le tout avec des offres qui commencent à 10 euros par mois. Pour en savoir plus sur les logiciels comptables voir notre article dédié ici.

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Votre comptabilité en ligne avec Qaal

Plus qu’un logiciel comptable, Qaal est une app très pratique, qui vous permet tout d’abord de gérer :

• Vos factures d’achat : vous prenez en photo directement vos reçus et factures de fournisseurs.
• Vos factures de vente : vous créez des devis, les envoyer, les convertissez en factures, choisissez un délai et un mode de paiement, suivez facilement la réception des virements ou paiements de vos clients et les relancez en quelques clics s’ils sont en retard dans le règlement de leurs factures.
• Vos transactions bancaires : vous pouvez les suivre facilement et surtout nous rapprochons vos opérations bancaires et factures d’achat ou de vente pour vous.

Les factures et mouvements bancaires sont transformés en écritures comptables. Elles viennent incrémenter des journaux comptables, avec les codes fournisseurs ou clients requis.

Le tout vous permet de bénéficier d’un suivi comptable en temps réel qui rend ensuite la préparation des déclarations fiscales et des documents comptables à fournir à chaque fin d’exercice un vrai jeu d’enfant.  Aucun retard de livraison : le tout est bouclé quelques jours seulement après la fin de l’année.

Évolutif et innovant, Qaal vous accompagne dans votre gestion d’entreprise. Contactez-nous !

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